Regole generali dei Gruppi di Lavoro e Chapter della Camera di Commercio Italiana in Cina

Premessa
I Gruppi di Lavoro (di seguito WG) e rispettivamente i Chapter (di seguito CH) sono costituiti allo scopo di promuovere il sistema Camerale sui vari territori, nonché di coordinare e sensibilizzare il tessuto commerciale ed imprenditoriale locale nei settori o aree di rispettiva competenza.

Generalità

1. I Gruppi di Lavoro della Camera di Commercio Italiana in Cina (di seguito la Camera) ed i Chapter possono essere istituiti previa approvazione del Consiglio Direttivo della Camera (di seguito CD), a seguito di una richiesta formale inviata al Segretario Generale (di seguito SG). Tale richiesta deve includere gli obiettivi, l'area di interesse, il programma operativo generale del singolo WG o del CH e l'elenco delle società interessate ad aderire a tale gruppo.
2. La costituzione di un WG può essere proposta da un numero minimo di 10 (dieci) soci appartenenti allo stesso settore o operanti in imprese complementari e deve essere unica sul territorio nazionale. Allo stesso modo, la creazione di un CH può essere proposta da un numero minimo di 20 (venti) soci appartenenti a settori diversi, ma operanti nella stessa area geografica. Il CD può autorizzare temporaneamente la costituzione di un WG/CH richiesto da un numero di soci inferiore al minimo, ma i Soci dovranno raggiungere il numero minimo entro 3 (tre) mesi dalla costituzione del WG/CH. Salvo fluttuazioni temporalmente brevi, detti numeri minimi dovranno essere costantemente mantenuti.  Un CH è aperto a tutti i membri di tutti i settori e opera in aree geografiche localizzate. Tutti i membri di un WG e di un CH hanno uno status uguale e non gerarchico e possono partecipare a tutte le attività di tali gruppi.
3. I WG e CH sono gestiti da un Coordinatore ed uno o più Vice-Coordinatori i quali, in qualità di soci ordinari o sostenitori della Camera, forniscono la loro opera a titolo gratuito a favore di tutta la base associativa della Camera.
4. L'attività dei Coordinatori e Vice-Coordinatori dei WG e CH deve perseguire esclusivamente l'interesse, la promozione e la tutela delle attività economiche dei soci. I Coordinatori e i Vice-Coordinatori dei WG e CH devono essere sempre, sia in pubblico che in privato, rispettosi dell'immagine e della reputazione della Camera. Ciò vale anche dopo la fine del loro mandato. Inoltre, è della massima importanza che i Coordinatori e Vice-Coordinatori si astengano dall'approfittare del proprio ruolo per ricercare interessi personali o delle proprie aziende, pena decadenza dal proprio mandato. In tal senso viene fatto loro divieto di partecipare, vuoi a titolo personale, vuoi  con una delle proprie aziende, a bandi lanciati e remunerati dalla Camera, attinenti il WG o CH di appartenenza,.
5. Ogni socio può chiedere di essere incluso in un massimo di 2 (due) WG. I soci possono far parte del CH solo se ivi si trova l'ufficio legale della società o la residenza del singolo socio. Al momento della domanda di adesione alla Camera o del rinnovo, il relativo modulo includerà un elenco dei WG e dei CH esistenti, chiedendo al Socio a quale desidera aderire.

Assetto dei WG e CH

6. Il Coordinatore e i Vice-Coordinatori del WG o CH devono avere una profonda conoscenza del proprio settore e area geografica, e del sistema economico cinese. Devono inoltre garantire un costante supporto e partecipazione alle attività dei WG o CH per l'espletamento dei compiti richiesti dai loro incarichi.
7. Nel caso un Coordinatore o Vice-Coordinatore non svolga più la propria attività lavorativa in Cina o sia assente consecutivamente a due riunioni generali del WG o a più di due riunioni di coordinamento, il gruppo di Coordinamento del WG o CH, formato da Coordinatore, Vice-Coordinatori e rappresentante della CCIC assegnato al WG o CH, può proporre istanza di rimozione del Coordinatore o Vice-Coordinatore al CD, che valuterà il caso e delibererà di conseguenza. 
8. È responsabilità del Coordinatore esistente proporre al CD prima delle nuove elezioni quanti Vice-Coordinatori sono necessari, tenendo conto delle dimensioni del gruppo, della presenza geografica, e dell'impegno richiesto nella gestione del gruppo. Viene raccomandato che le nomine dei Vice-Coordinatori coprano per quanto possibile il territorio nazionale e non si concentri su un’unica area. Il consiglio deciderà in merito alle proposte presentate e comunicherà l'assetto al momento dell'annuncio della convocazione.
9. I candidati alla posizione di Coordinatori, ove non eletti, hanno facoltà di concorrere alla posizione di Vice-Coordinatori alla stessa stregua degli altri candidati a Vice-Coordinatore. In questo caso le preferenze avute per la candidatura a Coordinatore varranno per quella a Vice-Coordinatore, in concorrenza con gli altri candidati, senza distinzione alcuna.
10. Il Coordinatore può chiedere al CD di indire elezioni anticipate del WG o CH, motivandole per iscritto e sottoponendole preventivamente al SG. Il CD valuterà la proposta e comunicherà le proprie decisioni al Coordinatore proponente.
11. Il Coordinatore e i Vice-Coordinatori sono autorizzati a dotarsi di un biglietto da visita della Camera, sul quale potrà essere eventualmente aggiunto il logo del WG o CH di appartenenza. Sotto il nome verrà apposto il titolo di “Coordinatore o Vice-Coordianatore del Gruppo di Lavoro/Chapter [nome del WG/CH]”. L’impostazione grafica e di stampa dovranno essere centralizzate presso la sede principale della Camera ed approvate dal SG; la stampa dei biglietti potrà essere decentralizzata, seguendo rigorosamente i parametri di stampa imposti dalla sede principale della Camera. Alla cessazione del mandato il Coordinatore o Vice-Coordinatori non potrà più usare il biglietto da visita e dovrà restituire al SG le rimanenze.
12. Il CD ha il dovere di sovrintendere alle attività dei WG e CH. A tale scopo il Presidente può proporre, ed il CD approvare, le nomine a inizio mandato di uno o più Consiglieri ai quali viene data apposita delega per supportare e monitorare l’operatività dei WG o CH.
13. I Consiglieri della Camera non possono essere nominati come coordinatori o Vice-Coordinatori di WG o CH, ad eccezione dei primi 2 anni di coordinamento di un WG o CH di nuova costituzione (primo mandato). I nuovi coordinatori devono essere eletti entro questi due anni.
14. Il Coordinatore e i Vice-Coordinatori dovranno acconsentire per iscritto al presente regolamento e al Codice di Condotta della Camera di Commercio Italiana in Cina. 

Elezioni e Nomine

15. Per l'elezione del nuovo Coordinatore e Vice-Coordinatori, deve essere tenuta una riunione del WG o CH dopo aver inviato la notifica con almeno 30 giorni di anticipo, chiedendo ai soci che lo desiderano di presentare la loro candidatura. 
16. Le domande per i ruoli devono essere presentate al SG, che ne verificherà l’eleggibilità e le sottoporrà successivamente al CD per l’approvazione. Le liste dei candidati verranno poi annunciate formalmente almeno 15 giorni prima del giorno delle elezioni.
17. Durante la votazione, ogni partecipante può votare per un Coordinatore e un Vice-Coordinatore. Il voto è segreto (le deleghe non sono accettate) e può essere tenuto per via elettronica. Verrà utilizzata una piattaforma, identificata dal SG, che garantisca la segretezza del voto. 
18. Tutti i membri del WG o CH che hanno completato il processo di adesione alla Camera più di 10 giorni prima della data delle elezioni avranno diritto di voto.
19. Le candidature si rinnovano una volta ogni due anni.
20. La stessa persona non può essere nominata nello stesso ruolo per più di quattro anni consecutivi.

Decadenza dalla Carica

21. Qualora un Coordinatore o un Vice-Coordinatori di un WG o CH cessino il rapporto di lavoro con il Socio aziendale della Camera con il quale sono stati eletti, ne informano i Consiglieri delegati ed il SG entro 5 giorni lavorativi dalla cessazione. La comunicazione comporterà la fine del loro mandato. Ove la comunicazione non avvenga nei termini di cui sopra, il CD, constatata la variazione d’impiego, decreterà unilateralmente la cessazione dall’incarico, dandone comunicazione scritta alla persona interessata.
22. Nel caso in cui un Coordinatore o Vice-Coordinatore venga eletto ad una carica sociale della Camera, la persona viene automaticamente dichiarata decaduta dalla carica di Coordinatore/Vice-Coordinatore del WG o CH.
23. Nel caso di uscita anticipata di un Coordinatore per qualsiasi causa, sarà immediatamente organizzata una nuova tornata elettorale per la nomina di un sostituto. I Vice-Coordinatori in essere avranno facoltà di candidarsi alla posizione vacante.
24. Durante la vacatio del Coordinatore, il più anziano di associazione tra i Vice- Coordinatori agirà quale Coordinatore.
25. Nel caso in cui un WG o CH non riesca a nominare un Coordinatore, il CD può decidere di nominare un membro del Consiglio pro-tempore o di sciogliere il WG o CH.
26. Nel caso di decadenza di un Vice-Coordinatore, il Socio che ha conseguito nella precedente tornata elettorale il secondo maggior numero di voti, nella medesima circoscrizione, sostituirà il Vice-Coordinatore uscente. In caso di assenza di candidati non eletti in quella circoscrizione, sarà facoltà del Coordinatore di organizzare una nuova tornata elettorale per la nomina di un sostituto per la medesima circoscrizione.

Operatività

27. Le riunioni di WG e CH devono tenersi almeno quattro volte all’anno. I Soci che partecipano agli incontri devono essere in possesso di una tessera associativa valida per quell'anno. La partecipazione dei non soci può essere consentita, ma esclusivamente in quanto esperti di settore ed utili alle finalità associative. La partecipazione deve essere preventivamente autorizzata dal Coordinatore.
28. Un WG o CH organizza le proprie attività seguendo i principi e il meccanismo di funzionamento della Camera. Ogni anno, il Coordinatore e i Vice-Coordinatori devono preparare un programma operativo generale contenente gli obiettivi e le relative iniziative da intraprendere. Devono inoltre individuare le principali questioni del loro settore (o area geografica, nel caso di un CH) e preparare un documento (Position Paper) per riassumerle, insieme alle loro possibili soluzioni correlate, ed informare il CD ed il SG. Detto documento dovrà essere aggiornato ogni anno, in modo da tenere traccia sia del lavoro svolto che delle azioni da attuare in futuro.
29. Il Coordinatore e i Vice-Coordinatori devono pianificare e partecipare a tutte le riunioni dei rispettivi WG o CH. Devono inoltre informare il Consigliere delegato e il SG delle suddette riunioni, condividendone l’agenda. Tutte le riunioni dovranno essere verbalizzate. Il verbale verrà poi inviato ai Consiglieri delegati, al SG ed a tutti i membri del WG o CH. Inoltre, un rapporto trimestrale sull’andamento delle attività del WG o CH deve essere inviato al CD dal Coordinatore. Se ritenuto necessario, il CD può chiedere al Coordinatore di fornire maggiori dettagli.
30. Nessun impegno operativo o finanziario dovrà essere richiesto alla Camera nelle operazioni di un WG o CH (il Manager locale della Camera può fornire assistenza ad un WG o CH). Un WG o CH può utilizzare gli uffici e/o gli spazi della Camera per organizzare le proprie attività. Inoltre, una persona di contatto della Camera sarà assegnata a ciascun WG o CH per supportare le loro attività, nel limite della disponibilità delle risorse. Tutte le attività che richiedono il supporto del personale della Camera devono essere approvate dal Consigliere della Camera delegato a seguire le attività del WG o CH. In caso di semplici attività virtuali (online), l'attività potrà essere approvata direttamente dal SG.

Obblighi e Doveri

31. Il Coordinatore e Vice-Coordinatori/i di un WG o CH, non possono rappresentare la Camera nei confronti di terzi (il logo della Camera non può essere utilizzato in nessuna circostanza senza previa approvazione del CD della Camera) e non possono in alcun modo vincolare la Camera.
32. Il WG o CH può decidere di creare un proprio logo. L'uso del logo deve essere autorizzato dal Consigliere delegato della Camera e, se richiesto dal Presidente della Camera o dal Consigliere delegato, deve essere combinato con il logo della Camera. La proporzione del logo della Camera rispetto al logo di un WG o CH deve essere di circa 2:1.
33. Ciascun WG e CH concorda e coordina con il Presidente, o con uno dei Consiglieri delegati, qualsiasi attività che possa avere visibilità esterna (compresi seminari e altre attività la cui partecipazione non sia limitata ai soli membri del WG o CH),  contatti con i rappresentanti dei governi della RPC (sia a livello nazionale che locale) e sui contenuti pubblicitari da pubblicare sui media. Tali contenuti devono essere in linea con il programma e gli obiettivi della Camera. In particolare, durante le interviste o gli eventi con elevata copertura mediatica, è consigliabile limitare la partecipazione dei Coordinatori e Vice-Coordinatori di WG o CH. I membri del WG o CH la cui conoscenza è più appropriata in relazione al contenuto dell'evento, dovrebbero essere incoraggiati a partecipare. Il SG riceve regolarmente l'elenco dei contatti governativi della RPC al fine di creare una banca dati da tenere sempre aggiornata e disponibile per l'uso da parte del Camera.
34. Qualsiasi comportamento che violi le presenti Regole Generali e/o il Codice di Condotta, deve essere segnalato al Presidente nel caso di WG, e al Vice Presidente responsabile d’area nel caso di CH entro 15 giorni lavorativi dalla riscontrata violazione. Il Collegio dei Probiviri sarà informato di tali violazioni e, se necessario, prenderà in considerazione il caso e proporrà la sanzione appropriata.

Notifiche

35. Il presente Regolamento generale viene trasmesso a tutti i Coordinatori e Vice-Coordinatori che dovranno accettarlo, pena decadenza, apponendo firma autografa;
36. Le presenti Regole Generali saranno pubblicate sul sito web della Camera, nella sezione dedicata, ed entreranno in vigore il giorno della loro pubblicazione.