管理条例

中国意大利商会工作小组通则

1) 在向秘书长(SG)提出正式申请后,经中国意大利商会董事会批准,可设立中国意大利商会工作小组(WG)和分会(CH)。此类申请必须包括工作小组或分会的宗旨、目标、关注领域、总体运营计划和有兴趣加入所述小组或分会的公司名单。

2) 属于同一行业或在互补业务中运营的至少十(10)名会员可提出设立工作小组,并且每个国家领土上不得重复设立某工作小组。同样,属于不同行业但在相同地理区域运行的至少二十(20)名会员可提出设立分会。董事会可以临时授权在申请会员不足的情况下设立工作小组/分会,但必须在3个月内达到会员最低数量要求。分会对来自所有行业的所有会员开放,并在当地地理区域运营。工作小组和分会的所有会员都具有平等的、非层级的地位,可以参与上述小组或分会的所有活动。

3) 每名中国意大利商会会员最多可申请加入两(2)个工作小组。会员只能申请加入公司注册地址或个人会员居住地所属分会。在续签或申请中国意大利商会会员资格时,申请表将包括现有工作小组和分会的列表,询问会员希望加入的小组和分会。

4) 在新的选举之前,现有协调员有责任综合考量小组的规模、地域存在、小组管理工作量,向商会董事会提出所需副协调员人数。董事会将就此做出决定,并在宣布举行选举时就该机构进行沟通。

    a) 协调员和副协调员必须是中国意大利商会会员的代表。每两年换届一次。

    b) 协调员和副协调员必须书面同意本《通则》和《中国意大利商会行为守则》。工作小组和分会的协调员和副协调员应随时保留其工作小组或分会会员的最新联系人名单。

    c) 同一个人被提名担任同一职务的时间不得连续超过4年。

5) 在选举新协调员和副协调员时,工作小组或分会必须在至少提前30天发出通知后举行会议,以便有合适候选人的会员提出人选。候选人必须提出职务申请,然后在选举日前至少15天正式宣布候选人名单。在表决过程中,每名与会者可选举一名协调员和一名副协调员。投票是不记名的(代理人无投票权),可以通过电子方式投票。将利用由中国意大利商会秘书长确定并可确保表决保密的平台。在选举日之前10天以上完成会员资格认证程序的所有工作小组/分会会员都有权投票。

6) 工作小组和分会会议必须至少每3个月召开一次(每年至少4次会议)。参加会议的会员必须具有当年有效的会员卡。非会员只能在需要知情的情况下出席,每年只允许出席一次。

7) 工作小组或分会按照中国意大利商会的原则和运行机制独立组织活动。协调员和副协调员每年都必须制定一个总体运营计划,其中包括要采取的目标和相关步骤。他们还必须确定其行业(或地理区域,如果是分会)的主要问题,并编写一份文件(意见书)对其进行总结,提出相关的可能解决方案,并告知CD和秘书长。上述文件必须每年更新一次,以跟踪所做的工作和未来将要实施的举措。

8) 在计划召开会议时,工作小组的协调员(或副协调员)必须告知会长(或会长指定的董事会成员)和秘书长。同样,分会的协调员(或副协调员)必须通知副会长和当地中国意大利商会经理;必须安排和参加会议;会后必须编写会议纪要发送给所有会员。此外,协调员还必须向董事会发送月度报告。如有必要,董事会可要求协调员提供更多详情。

9) 在工作小组或分会的运营中,中国意大利商会不应要求运营或财务承诺(当地中国意大利商会经理可向工作小组或分会提供帮助)。工作小组或分会可以利用中国意大利商会的办公室和/或空间组织其活动。此外,在资源可用的情况下,将为每个工作小组和分会指派一名中国意大利商会的联系人,以支持其活动。所有需要中国意大利商会人员支持的活动必须由活动组织区域的当地中国意大利商会经理批准。如果只是虚拟(在线)活动,则必须获得秘书长的批准。

10) 工作小组和分会、其协调员和副协调员不得代表商会面对任何第三方(未经中国意大利商会董事会事先批准,在任何情况下都不得使用中国意大利商会的徽标),不得以任何方式约束中国意大利商会。工作小组/分会可以决定创建自己的徽标,然而此徽标的使用必须由当地的中国意大利商会经理授权,如果中国意大利商会会长或指定的董事会成员要求,还必须与中国意大利商会徽标相结合。两个徽标的比例应为1 中国意大利商会徽标:0.5 工作小组/分会徽标。

11) 每个工作小组和分会同意举办并分别与会长(或会长任命的董事会成员)和当地副会长(或副会长指定的董事会成员)协调任何可能对外开放的活动(包括与会人员/听众不限于工作小组和分会会员的研讨会和其他活动)、与中华人民共和国政府代表的联络(国家和地方级别)以及在公共渠道上发布的广告内容。上述内容必须符合中国意大利商会计划和宗旨。特别是,在访谈或媒体大量报道的活动期间,最好限制董事会成员以及工作小组或分会协调员和副协调员的参与。应鼓励对活动内容有更多了解的董事会以外的会员参加。定期向秘书长发送中华人民共和国政府的联络人名单,以便建立一个数据库,随时保持更新,供中国意大利商会使用。

12) 工作小组或分会协调员和副协调员必须对其行业(或分会的地理区域)和中国的经济体制有深入的了解,还必须保证持续支持和参与工作小组或分会活动,以履行其职位所需的职责。如果不遵守这一条件,董事会将有权启动必要的替换。

13) 董事会成员将能够在授权审议的基础上监督工作小组和分会的活动。此外,董事会成员不能被提名为工作小组或分会协调员或副协调员,但新设立的工作小组或分会的头两年(第一任期)协调除外。新的协调员必须在这两年内选出。

14) 董事会成员、工作小组或分会的协调员和副协调员的活动都必须为会员寻求利益、促进和保护会员的所有经济活动,而不是为个人或自己公司谋私利。

15) 董事会成员、工作小组和分会的协调员和副协调员必须始终尊重中国意大利商会在公众场合的形象和声誉。这也适用于其任期结束后。此外,最重要的是,不得利用职务之便为个人或公司谋利益。

16) 如果董事会成员、工作小组或分会的协调员或副协调员与当选中国意大利商会会员的公司终止雇佣关系,则应在5个工作日内通知工作小组的会长和秘书长,若公司为分会会员,则应在5个工作日内通知副会长和当地中国意大利商会经理。来函应说明结束任期。如果该协调员或副协调员还当选中国意大利商会董事会成员,则应自动宣布卸任工作小组/分会协调员/副协调员,由得票数第二的候选人将取代协调员,如果该候选人拒绝,又无其他票数更低的候选人,将立即组织新一轮选举,以提名一名候选人。在协调员空缺期间,副协调员中最年长者将担任协调员。如果工作小组/分会不能提名协调员,则中国意大利商会董事会可决定提名一名董事会成员或解散工作小组/分会。

17) 发生任何违反本《通则》和/或《行为准则》的行为时,董事会成员和工作小组必须在15个工作日内向会长报告,分会必须在15个工作日内向当地副会长报告。应将此类违规行为告知董事会,在必要时考虑并实施适当的制裁。

18) 对《通则》的临时规定、公布和约定:

    a. 本《通则》应发送给所有现任协调员和副协调员且他们必须以书面形式表示同意;

    b. 本《通则》应在中国意大利商会网站的专栏上公布,并自公布之日起生效。

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